Kebijakan ini berlaku untuk semua basis data dan data pribadi yang terkandung di dalamnya, yang atas pemrosesannya FUNDACIÓN SOLIDARIDAD NETWORK COLOMBIA (selanjutnya disebut Yayasan) bertanggung jawab dalam kerangka kontekstual Ley 1581 de 2012 dan peraturan lain yang menambah, mengubah, melengkapi, atau mengaturnya. Untuk keperluan kebijakan ini, istilah-istilah yang disebutkan di bawah ini memiliki arti sebagai berikut:

 

1. Definisi

Otorisasi. Persetujuan sebelumnya, tegas, dan diberitahukan dari pemilik data untuk melakukan pemrosesan data pribadi.

Pemberitahuan privasi. Komunikasi lisan atau tertulis yang ditujukan kepada pemilik informasi pribadi (pengguna) yang melaluinya Penanggung Jawab pemrosesan (kami) memberitahukan kepadanya tentang keberadaan kebijakan pemrosesan informasi yang berlaku baginya, cara mengaksesnya, dan tujuan Pemrosesan yang dimaksudkan terhadap data pribadi. Pemberitahuan privasi hanya akan digunakan apabila kebijakan privasi entitas tidak dapat disediakan bagi para pemilik data.

Basis Data. Kumpulan data pribadi terorganisasi yang menjadi objek Pemrosesan.

Data pribadi. Setiap informasi yang terkait atau yang dapat dikaitkan dengan satu atau beberapa orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi (pengguna). Dalam rangka memenuhi kewajiban hukum dan kontraktualnya, Penanggung Jawab (kami) memerlukan pemrosesan data pribadi, yang di antaranya mencakup data milik para staf, klien, pemasok, dan pihak ketiga pada umumnya, yang kepadanya berlaku ketentuan-ketentuan yang diatur oleh Ley 1581 de 2012, dekret pelaksana dan pelengkapnya, dan dengan demikian kebijakan ini.

Data Pribadi Publik. Data yang dapat dikonsultasikan oleh siapa pun secara langsung, tanpa persetujuan pemilik data. Contoh: nomor cédula, nama depan dan nama belakang, profesi atau pekerjaan, dll.

Data Pribadi Privat. Data yang hanya relevan bagi pemiliknya. Contoh: alamat tempat tinggal dan telepon.

Data Pribadi Semiprivat. Data yang, selain menjadi kepentingan bagi orang tersebut, dapat menjadi kepentingan bagi pemilik data dalam sektor atau kelompok orang tertentu. Contoh: tanggal dan tempat lahir.

Data Pribadi Sensitif. Data yang memengaruhi kerahasiaan pemilik data atau yang penyalahgunaannya dapat menimbulkan diskriminasi terhadapnya, seperti data yang mengungkap: asal-usul ras atau etnis; orientasi politik; keyakinan agama atau filosofis; keanggotaan dalam serikat pekerja, organisasi sosial, hak asasi manusia, atau yang memajukan kepentingan partai politik mana pun, atau yang menjamin hak dan jaminan partai politik oposisi; data yang berkaitan dengan kesehatan, kehidupan seksual; dan data biometrik.

Pengelola Pemrosesan. Orang perseorangan atau badan hukum, publik atau swasta, yang dengan sendirinya atau bersama-sama dengan pihak lain, melakukan pemrosesan data pribadi atas nama Penanggung Jawab Pemrosesan.

Proyek atau program. Setiap proyek atau program yang melibatkan kegiatan pengumpulan informasi oleh organisasi dan/atau mitra-mitranya.

Penanggung Jawab Pemrosesan. Orang perseorangan atau badan hukum, publik atau swasta, yang dengan sendirinya atau bersama-sama dengan pihak lain, memutuskan tentang basis data dan/atau pemrosesan data pribadi.

Pemilik informasi. Orang perseorangan yang data pribadinya menjadi objek Pemrosesan. (Pengguna)

Pemrosesan. Setiap operasi atau rangkaian operasi atas data pribadi, seperti pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, peredaran, atau penghapusan.

Transfer. Terjadi apabila Penanggung Jawab Pemrosesan, yang berlokasi di Kolombia, mengirimkan informasi pribadi kepada penerima, yang berlokasi di dalam atau di luar negara, yang pada gilirannya merupakan Penanggung Jawab Pemrosesan atas informasi tersebut.

Transmisi. Terjadi apabila Penanggung Jawab Pemrosesan, yang berlokasi di dalam atau di luar negara, membagikan informasi pribadi untuk Pemrosesannya oleh Pengelola Pemrosesan yang berlokasi di dalam atau di luar negara.

 

2. Bagaimana mereka memperoleh data pribadi?

Yayasan memperoleh data pribadi Anda dengan berbagai cara. Misalnya, ketika Anda mengakses situs web kami atau ruang kelas virtual kami. Dari sana kami dapat mengidentifikasi: nama Anda, alamat IP, lokasi koneksi, dan, sesekali, nomor telepon serta surel.

Jika Anda menghubungi kami, data pribadi Anda juga dapat diproses. Ketika Anda berkomunikasi dengan kantor resepsionis kami melalui surel atau telepon, atau jika Anda mendaftar untuk buletin berita kami melalui surel. Dalam hal ini kami memproses alamat surel, nama depan dan nama belakang, nomor kontak Anda, dll.

Kami juga dapat memproses data Anda yang Anda bagikan secara daring dengan kami, misalnya, melalui media sosial kami. Hal ini memungkinkan kami menawarkan kepada Anda informasi yang spesifik dan relevan, melalui iklan dan kegiatan pemasaran.

 

3. Data pribadi apa saja yang dikumpulkan?

Sebagai Penanggung Jawab Pemrosesan, FUNDACIÓN SOLIDARIDAD NETWORK COLOMBIA dalam menjalankan kegiatannya dapat mengumpulkan informasi pribadi dari:

✔ Staf (pria/wanita)

✔ Pemasok (pria/wanita) dan kontraktor

✔ Perwakilan perusahaan mitra

✔ Produsen (pria/wanita) pertanian

Demikian pula, dapat mengumpulkan dari para pemilik informasi beberapa data, yang di antaranya mencakup:

✔ Data publik: nama depan, nama belakang, jenis identifikasi, status perkawinan, usia, jenis kelamin, pengalaman kerja, tingkat pendidikan, catatan peradilan dan/atau disipliner.

✔ Data semiprivat: tanggal dan tempat lahir, lokasi lahan pertanian, hektare, jenis tanaman.

✔ Data privat: alamat tempat tinggal, telepon dan surel, data keluarga, tempat dan tanggal lahir, tanda tangan, data finansial, kekayaan, dan aktivitas ekonomi.

✔ Data sensitif: organisasi tempat ia menjadi anggota, data biometrik, dll.

✔ Data lainnya: kesukaan dan/atau minat tertentu, data interaksi (misalnya, cookie di situs web kami yang meningkatkan pengalaman pengguna Anda), antara lain.

Dari daftar data pribadi di atas, Yayasan hanya akan mengumpulkan data yang dianggap perlu untuk tujuan-tujuan yang menjadi dasar pemrosesannya dalam masing-masing kegiatan atau proyek/programnya.

 

4. Untuk apa mereka mengumpulkan data pribadi?

Pada saat meminta otorisasi Anda, tujuan pemrosesan data adalah:

4.1. Proses pendidikan dan penelitian

• Menjaga kontak dengan peserta lokakarya dan kelompok fokus
• Menjaga kontak dengan peserta kursus virtual
• Mengirimkan informasi yang dianggap menarik bagi para peserta dalam proses pendidikan dan penelitian
• Membagikannya dengan perusahaan mitra atau anggota lain Solidaridad Network di dalam dan di luar wilayah Kolombia
• Tujuan pengendalian, historis, dan statistik
• Menentukan indikator acuan
• Memvalidasi perilaku variabel dari waktu ke waktu
• Semua tujuan yang berkaitan dengan pembangunan berkelanjutan
• Melakukan analisis dan menyusun statistik
• Membagikannya dengan perusahaan mitra dan organisasi Solidaridad Network dalam bentuk statistik
• Menawarkan opsi kredit
• Menangani permohonan, keluhan, dan pengaduan
• Menanggapi permintaan dari pihak berwenang

Yayasan memproses data pribadi Anda secara rahasia. Kami memastikan bahwa langkah-langkah teknis dan pengelolaan yang memadai dilaksanakan untuk melindungi data pribadi Anda.

 

5. Berapa lama mereka menyimpan data pribadi?

Yayasan menyimpan informasi sesedikit mungkin dan hanya menyimpan informasi pribadi yang dikumpulkan selama waktu yang diperlukan untuk memenuhi tujuan-tujuan yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini, dalam otorisasi untuk pemrosesan data, dan/atau untuk memenuhi kewajiban hukum kami berdasarkan hukum yang berlaku.

Jika pemilik informasi mencabut persetujuannya untuk menggunakan informasi tersebut, Yayasan akan menahan informasi tersebut apabila terdapat hubungan kontraktual yang dipertahankan dengan pemilik informasi dan/atau selama jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum kami.

Para pemilik data dapat mengajukan permohonan, konsultasi, dan/atau pengaduan mengenai data pribadi mereka yang diproses oleh Yayasan melalui mekanisme berikut:

• Pengiriman surel: correo@correo.org
• Langsung di kantor yang berlokasi di Calle 79A #8 – 63 Piso 6, Bogotá, Colombia

 

6. Apakah mereka akan membagikan data pribadi kepada pihak ketiga?

Yayasan tidak pernah menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga. Namun, dapat membagikan informasi yang dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan entitas (i) dengan pihak ketiga untuk penyediaan layanan kepada Yayasan, termasuk layanan pemeliharaan dan pengembangan aplikasi kami; (ii) dengan perusahaan asosiasi atau afiliasi kami; (iii) dengan mitra lain yang bersamanya Yayasan berbagi kegiatan atau melaksanakan proyek.

Selain itu, kami dapat menggunakan sistem informatika dari pemasok, yang di dalamnya pemasok juga memiliki akses ke sistem tempat data pribadi Anda diproses.

Dalam semua kasus, kami memastikan bahwa pihak ketiga tersebut memenuhi jaminan yang baik dalam bidang privasi dan keamanan melalui penandatanganan perjanjian pemrosesan data dengan mereka. Suatu perjanjian pemrosesan data menetapkan bagaimana privasi Anda dilindungi.

Apabila diwajibkan atau diharuskan untuk mematuhi melalui suatu perintah peradilan, administratif, atau yang bersifat arbitrase untuk mentransfer, mentransmisikan, membagikan, atau mengungkapkan informasi kepada suatu otoritas pemerintah, hanya informasi yang diminta yang akan diberikan dan upaya-upaya yang wajar akan dilakukan untuk mencegah pengungkapan yang tidak sah dan/atau mentransfer informasi tersebut, serta memperoleh perlakuan rahasia atas setiap informasi yang tidak diungkapkan sesuai dengan hukum yang berlaku.

 

7. Apa yang kami komitmenkan ketika mengumpulkan data Anda?

Yayasan sebagai penanggung jawab Pemrosesan memenuhi kewajiban-kewajiban berikut, tanpa mengurangi ketentuan-ketentuan lain yang diatur dalam Ley 1581 de 2012 dan dalam peraturan lain yang mengatur kegiatannya:

7.1. Kami menjamin Pemilik data (Anda), setiap waktu, pelaksanaan penuh dan efektif atas hak habeas data.

7.2. Kami meminta dan menyimpan data Anda, dalam kondisi yang diatur dalam undang-undang, salinan otorisasi terkait yang diberikan oleh Anda dalam hal yang diperlukan.

7.3. Kami memberitahukan kepada Pemilik data (Anda) tentang tujuan pengumpulan dan hak-hak yang dimilikinya berdasarkan otorisasi yang diberikan dalam hal yang diperlukan.

7.4. Kami menyimpan informasi dalam kondisi keamanan yang diperlukan untuk mencegah pemalsuan, kehilangan, konsultasi, penggunaan, atau akses yang tidak sah atau curang.

7.5. Kami menjamin Pemilik data (Anda) bahwa informasi yang diberikan kepada Pengelola Pemrosesan adalah benar, lengkap, akurat, terbarui, dapat dibuktikan, dan dapat dipahami.

7.6. Kami memperbarui informasi, dengan mengomunikasikan secara tepat waktu kepada Pengelola Pemrosesan semua pembaruan mengenai data yang sebelumnya telah diberikan kepadanya, dan mengambil langkah-langkah lain yang diperlukan agar informasi yang diberikan kepadanya tetap terbarui.

7.7. Kami memperbaiki informasi apabila keliru dan mengomunikasikan hal yang relevan kepada Pengelola Pemrosesan.

7.8. Kami menuntut Pengelola Pemrosesan setiap saat untuk menghormati kondisi keamanan dan privasi informasi Pemilik data.

7.9. Kami memproses konsultasi dan pengaduan yang diajukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam undang-undang.

7.10. Kami mengadopsi suatu manual internal kebijakan dan prosedur untuk menjamin pemenuhan undang-undang secara memadai dan, khususnya, untuk penanganan konsultasi dan pengaduan.

7.11. Kami memberitahukan kepada otoritas perlindungan data apabila terjadi pelanggaran terhadap kode keamanan dan terdapat risiko dalam pengelolaan informasi para Pemilik data.

7.12. Kami mematuhi instruksi dan persyaratan yang dikeluarkan oleh Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. Apa saja hak Anda sebagai pemilik informasi?

Pemilik data (Anda) atas data pribadi memiliki hak-hak berikut:

8.1. Mengetahui, memperbarui, dan memperbaiki data pribadi Anda di hadapan Penanggung Jawab. Hak ini dapat dilaksanakan terhadap data yang parsial, tidak akurat, tidak lengkap, terpecah, yang menyesatkan, atau data yang Pemrosesannya secara tegas dilarang atau belum diotorisasi.

8.2. Meminta bukti otorisasi yang diberikan kepada Penanggung Jawab, kecuali apabila secara tegas dikecualikan sebagai persyaratan untuk Pemrosesan.

8.3. Diberitahu oleh Penanggung Jawab, atas permintaan sebelumnya, mengenai penggunaan yang telah dilakukan terhadap data pribadi Anda.

8.4. Mengajukan kepada Superintendencia de Industria y Comercio keluhan atas pelanggaran terhadap ketentuan dalam undang-undang perlindungan data pribadi dan peraturan lain yang mengubah, menambah, atau melengkapinya.

8.5. Mencabut otorisasi dan/atau meminta penghapusan data apabila dalam pemrosesan tidak dihormati prinsip, hak, dan jaminan konstitusional serta hukum. Pencabutan dan/atau penghapusan hanya akan dilakukan apabila Superintendencia de Industria y Comercio telah menentukan bahwa dalam Pemrosesan informasi tersebut Penanggung Jawab telah melakukan tindakan yang bertentangan dengan undang-undang dan Konstitusi.

8.6. Mengakses, sekurang-kurangnya satu kali per bulan secara gratis, data pribadi Anda yang telah menjadi objek Pemrosesan oleh Penanggung Jawab.

 

9. Kebijakan cookie

Yayasan menggunakan cookie untuk situs webnya. Suatu cookie adalah berkas kecil yang tertanam pada halaman situs web yang dikirimkan kepada Anda melalui peramban Anda dan disimpan di komputer Anda. Situs web kami menggunakan cookie ini untuk membuat proses masuk (login) lebih nyaman. Cookie akan menyimpan konfigurasi dan preferensi Anda.

Anda dapat menonaktifkan cookie di peramban Anda, tetapi hal ini dapat memengaruhi fungsionalitas situs web atau akses ke ruang kelas virtual.

Anda memiliki hak untuk meminta peninjauan, koreksi, atau penghapusan lengkap atas informasi Anda dari arsip kami. Untuk itu, kirimkan permintaan tertulis ke saluran penanganan permohonan, konsultasi, dan pengaduan.

Guna mencegah penyalahgunaan atau penipuan, kami dapat meminta Anda mengidentifikasi diri Anda secara memadai sebelum mengambil tindakan.

Jika Anda meminta peninjauan atas informasi Anda, Anda harus mengirimkan kepada kami salinan cookie yang dimaksud. Anda hanya dapat menghapus berkas cookie dari komputer Anda sendiri karena berkas tersebut disimpan di perangkat lokal Anda. Konsultasikan petunjuk peramban Anda sebelum melakukannya.

Cookie tidak pernah dapat digunakan untuk mengakses informasi privat di komputer Anda atau untuk melacak kata sandi. Cookie juga tidak dapat digunakan untuk menginfeksi komputer dengan virus (trojan). Cookie sepenuhnya aman dan telah menjadi standar bagi seluruh industri untuk sebagian besar situs web di dunia sejak dekade 1990-an.

 

10. Penanganan Permohonan, Konsultasi, dan Pengaduan

Yayasan melalui bidang komunikasi akan menangani semua permohonan, konsultasi, keluhan, dan/atau pengaduan dari para pemilik informasi, yang berkaitan dengan hak-hak yang ditetapkan dalam undang-undang untuk mengetahui, memperbarui, memperbaiki, dan menghapus data pribadi mereka.

10.1. Permohonan dan konsultasi

Sesuai dengan artículo 14 Ley 1581 de 2012, permohonan dan konsultasi akan ditangani dalam jangka waktu maksimum sepuluh (10) hari kerja terhitung sejak tanggal penerimaannya.

Apabila tidak memungkinkan untuk menangani konsultasi dalam jangka waktu tersebut, pihak yang berkepentingan akan diberitahu, dengan menyatakan alasan keterlambatan dan menunjukkan tanggal konsultasi akan ditangani, yang dalam keadaan apa pun tidak dapat melampaui lima (5) hari kerja setelah berakhirnya jangka waktu pertama.

10.2. Pengaduan

Sesuai dengan artículo 15 Ley 1581, apabila Pemilik data atau para ahli warisnya menganggap bahwa informasi yang terdapat dalam suatu basis data harus menjadi objek koreksi, pembaruan, atau penghapusan, atau apabila mereka mendapati dugaan ketidakpatuhan terhadap salah satu kewajiban yang terdapat dalam undang-undang, mereka dapat mengajukan pengaduan kepada Penanggung Jawab Pemrosesan atau Pengelola Pemrosesan.

Pengaduan akan diajukan melalui permintaan tertulis yang ditujukan kepada Penanggung Jawab Pemrosesan atau Pengelola Pemrosesan, dengan identifikasi Pemilik data, uraian fakta-fakta yang menimbulkan pengaduan, alamat, dan disertai dokumen-dokumen yang ingin diajukan.

Jika pengaduan ternyata tidak lengkap, pihak yang berkepentingan akan diminta dalam waktu lima (5) hari setelah penerimaan pengaduan untuk memperbaiki kekurangan tersebut.

Setelah dua (2) bulan berlalu sejak tanggal permintaan, tanpa pemohon mengajukan informasi yang diminta, maka akan dianggap bahwa ia telah membatalkan pengaduan.

Apabila pihak yang menerima pengaduan tidak berwenang untuk menyelesaikannya, ia akan meneruskannya kepada pihak yang berwenang dalam jangka waktu maksimum lima (5) hari kerja dan akan memberitahukan situasi tersebut kepada pihak yang berkepentingan.

Setelah pengaduan yang lengkap diterima, akan dimasukkan ke dalam basis data suatu keterangan yang berbunyi «pengaduan dalam proses» beserta alasannya, dalam jangka waktu tidak lebih dari lima (5) hari kerja. Keterangan tersebut harus dipertahankan hingga pengaduan diputuskan.

Jangka waktu maksimum untuk menangani pengaduan adalah lima belas (15) hari kerja terhitung sejak hari berikutnya setelah tanggal penerimaannya. Apabila tidak memungkinkan untuk menangani pengaduan dalam jangka waktu tersebut, pihak yang berkepentingan akan diberitahu alasan keterlambatan dan tanggal pengaduannya akan ditangani, yang dalam keadaan apa pun tidak dapat melampaui delapan (8) hari kerja setelah berakhirnya jangka waktu pertama.

10.3. Saluran penanganan konsultasi dan pengaduan:

• Pengiriman surel: correo@correo.org
• Langsung di kantor yang berlokasi di Calle 79A #8 – 63 Piso 6, Bogotá, Colombia

 

11. Peraturan yang berlaku

Kebijakan Pemrosesan Informasi ini diatur berdasarkan ketentuan dalam Ley 1581 de 2012, dekret pelaksana 1377 de 2013, dan peraturan lain yang mengubahnya.

 

12. Perubahan pada kebijakan privasi

Yayasan berhak meninjau dan/atau mengubah Kebijakan Pemrosesan Informasi ini kapan saja. Yayasan akan mempublikasikan di situs webnya setiap perubahan pada Kebijakan ini. Apabila dilakukan modifikasi substansial terhadap Kebijakan ini, hal tersebut akan dikomunikasikan kepada para pemilik informasi dan akan ditunjukkan tanggal mulai berlakunya Kebijakan yang baru.

 

13. Masa berlaku

Kebijakan ini mulai berlaku sejak bulan Januari 2023. Data pribadi yang diproses oleh Yayasan akan tetap berada dalam basis data Yayasan hingga data tersebut memenuhi tujuan untuk apa data tersebut dikumpulkan.

 

14. Hukum yang berlaku dan yurisdiksi

Kebijakan Privasi ini akan diatur dan ditafsirkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan Kolombia, dan setiap keraguan atau sengketa yang timbul darinya harus diselesaikan oleh pengadilan Kolombia, Departamento de Cundinamarca, ciudad de Bogotá.

 

Pemrosesan Informasi

 

1. Hak cipta dan hak milik

Yayasan adalah pemilik hak kekayaan intelektual. Yayasan mengizinkan reproduksi penuh atas teks, gambar, dokumen, dan konten multimedia, sepanjang integritasnya dipertahankan dan dikutip sesuai dengan Lisensi Creative Commons 4.0. Atribusi-NonKomersial-TanpaTurunan 4.0 Internasional.

Untuk pertanyaan mengenai reproduksi informasi, hubungi Solidaridad Network Colombia di correo@correo.org

 

2. Ketidakakuratan

Yayasan akan menghargai jika menerima pemberitahuan tentang ketidakakuratan apa pun di situs web atau platform pelatihannya.

Beritahukan ketidakakuratan apa pun, tautan rusak, atau saran perbaikan dengan menulis ke: correo@correo.org

Informasi dan saran untuk memperbaiki situs web, atau pemberitahuan apa pun yang diterima Yayasan, akan dianggap tidak rahasia oleh Yayasan dan dimaksudkan untuk digunakan secara bebas oleh Yayasan tanpa memerlukan persetujuan tambahan apa pun.